De twee systemen blijven gekoppeld
Elk contract verwijst naar de plaatsing waar het bij hoort. Een contract in het salarissysteem is dus altijd te koppelen aan de plaatsing in het recruitmentsysteem. Voorheen kon dat soms niet.
LiveGemaakt voor
Automatische koppelingscheck
Het systeem controleert of elk nieuw contract naar een plaatsing verwijst, zodat het salarissysteem en het recruitmentsysteem gekoppeld blijven.
Wat het is
Derec is een Nederlands uitzend- en detacheringsbureau. Gaat een kandidaat via Derec aan het werk, dan staat die plaatsing in het recruitmentsysteem. Er komt ook een contract in het salarissysteem. Via dat salarissysteem factureert Derec de gewerkte uren. In het contract hoort een verwijzing naar de plaatsing te staan. Die verwijzing is de link tussen de twee systemen. Zonder die link kan Derec contract en plaatsing niet aan elkaar koppelen en samen gebruiken. Ik heb een oplossing gebouwd die elk nieuw contract automatisch controleert op die verwijzing. Ontbreekt de verwijzing, dan krijgt de administratie een e-mail.
Contract 2041In het salarissysteemStatusDefinitiefVerwijzing naar plaatsingLeeg
AdministratieEén e-mail
Aan de administratie
Contract 2041 mist de verwijzingVul de verwijzing naar de plaatsing aan in het contract.
Wat het verbetert
Een ontbrekende koppeling valt direct op
Mist een definitief contract de verwijzing, dan krijgt de administratie een melding. Voorheen merkte iemand een ontbrekende verwijzing pas als de gegevens uit beide systemen samen nodig waren.
Gegevens samen te gebruiken
Contract en plaatsing zijn aan elkaar gekoppeld. Daardoor kunnen andere toepassingen de gegevens uit beide systemen samen gebruiken. Voorheen moest de administratie een contract zonder verwijzing eerst met de hand uitzoeken.
Het probleem
VOORHEEN
Bij een handmatig contract bleef het veld soms leeg
Meestal vult het recruitmentsysteem de verwijzing zelf in. Maakt een medewerker een contract met de hand in het salarissysteem, dan moet die medewerker de verwijzing zelf invullen. Niets controleerde of dat ook gebeurde. Bleef het veld leeg, dan merkte iemand dat pas als de gegevens samen nodig waren.
DE GEBRUIKELIJKE OPLOSSING
Waarom geen wekelijkse controle
De gebruikelijke oplossing is een lijst met contracten die iemand elke week naloopt. Dat is elke week weer handwerk. Ook is een contract dan al dagen in gebruik voordat iemand de fout ziet. Daarom controleert deze oplossing een contract direct als het ontstaat. De administratie hoort alleen iets als er iets te herstellen is.
De oplossing
HET MOMENT
Controleren zodra het contract ontstaat
Derec beheert contracten en uren in het salarissysteem. Dat systeem geeft elk nieuw of gewijzigd contract direct door. Zo vindt de controle een ontbrekende verwijzing terwijl het contract nog in behandeling is.
Contract 2041 is definitiefWordt gecontroleerdNu
De uren op dit contractWorden verwerktLater
DE CONTROLE
Alleen definitieve contracten
Een contract in concept is nog niet klaar. Een contract dat stopt is al oud. Daarom kijkt de controle alleen naar een contract op het moment dat het definitief wordt.
Contract 2041ConceptOvergeslagen
Contract 1987GestoptOvergeslagen
Contract 2041DefinitiefGecontroleerd
DE MELDING
Eén e-mail aan de administratie
Ontbreekt de verwijzing een minuut later nog steeds, dan krijgt de administratie een e-mail. Daarin staat om welk contract het gaat en wat er moet gebeuren. Zo kan de administratie het direct herstellen.
Aan de administratie
Contract 2041 mist de verwijzingVul de verwijzing naar de plaatsing aan in het contract.Of maak een nieuw contract aan waarin de verwijzing is ingevuld.
SAMENHANG
Waar de koppeling voor nodig is
Dankzij de verwijzing kan Derec de gegevens uit het salarissysteem en het recruitmentsysteem samen gebruiken. Het margedashboard is daar een voorbeeld van. Het dashboard koppelt met de verwijzing de gefactureerde uren aan een plaatsing. Ontbreekt de verwijzing, dan blijft een regel daar wachten. De administratie moet dan eerst uitzoeken bij welke plaatsing die regel hoort.
MargedashboardGefactureerde uren per contract
Contract 2041Leerkracht groep 5
Contract 2057Docent Nederlands
Contract 2063Geen verwijzing
Waar het op draait
- Webhook vanuit het salarissysteemGeeft elk nieuw of gewijzigd contract direct door.
- Job queue met vertragingHoudt een contract een minuut vast voordat de controle het bekijkt.
- E-mailmeldingVerstuurt de melding naar de administratie.
Wat het oplevert
Een contract zonder verwijzingEerstViel pas op als de gegevens samen nodig warenNuWordt gemeld zodra het contract definitief is
Contract en plaatsingEerstSoms niet aan elkaar te koppelenNuBlijven aan elkaar gekoppeld
Wie erop letEerstEen collega, als het later opvielNuHet systeem, bij elk contract