Afspraken staan op papier
Na een overleg schreef niemand iets op. Nu staat in een paar alinea's wat er is besloten en wie wat gaat doen.
LiveGemaakt voor
AI vergadersamenvattingen
AI maakt van de opname van een overleg een samenvatting met actiepunten, zodat afspraken niet verloren gaan.
Wat het is
Derec is een Nederlands uitzend- en detacheringsbureau voor het onderwijs. In een overleg nemen collega's besluiten en verdelen ze taken. Alles daarna uitwerken kostte te veel tijd. Daarom vatte niemand een overleg samen. Ik heb een oplossing gebouwd waarmee een collega de opname van een overleg in een chat uploadt. AI schrijft daar een samenvatting van, in de vorm die de collega wil.
Chat van AidenMet de AI van DerecMaak een samenvatting met actiepunten.
Teamoverleg.m4aOpgenomen op maandag
SamenvattingIn dezelfde chat
Teamoverleg van maandagHet team besprak de planning voor volgende week en de nieuwe vacatures.ActiepuntenPlanning delen voor vrijdagNieuwe vacatures nalopen
Wat het verbetert
Een samenvatting zoals de collega die wil
De collega schrijft zelf wat er in de samenvatting moet staan, zoals actiepunten of besluiten. Dan staat er alleen in wat nodig is, niet het hele gesprek woord voor woord.
Samenvatten kost geen tijd meer
AI schrijft de samenvatting op basis van de opname. Niemand hoeft het overleg nog zelf uit te werken. Dat kostte eerder te veel tijd.
Het probleem
VOORHEEN
Een overleg werd niet samengevat
Na een overleg vatte niemand het gesprek samen. Alles uitwerken zou te veel tijd kosten. Daardoor schreef niemand op wat er was besloten en wie wat zou doen.
DE GEBRUIKELIJKE OPLOSSING
Waarom geen letterlijk verslag
De gebruikelijke oplossing is een transcriptieprogramma dat het hele gesprek letterlijk uitschrijft. Dat levert pagina's tekst op. Daar moet iemand de besluiten en actiepunten nog steeds zelf uit halen. Daarom koos ik voor een samenvatting die direct laat zien wat er is afgesproken.
De oplossing
DE OPNAME
Een opname uploaden in een chat
Een collega uploadt de opname van het overleg en schrijft erbij wat voor samenvatting er nodig is. De opname kan van een telefoon komen of uit een online vergadering.
Teamoverleg.m4aOpgenomen op maandag
DE SAMENVATTING
AI schrijft wat er is afgesproken
Eén AI zet de opname om naar tekst. Een tweede AI schrijft daar de samenvatting van, in de vorm die de collega vroeg. De collega krijgt een e-mail zodra de samenvatting klaarstaat.
Teamoverleg van maandagHet team besprak de planning voor volgende week en de nieuwe vacatures.ActiepuntenPlanning delen voor vrijdagNieuwe vacatures nalopen
HET VERVOLG
Doorvragen en downloaden
De samenvatting staat in de chat. De collega kan daar om een aanpassing vragen. Of de collega laat er een Word-bestand van maken om te delen.
Zet de actiepunten per persoon.Aangepast. Wil je er een Word-bestand van?Download als Word
PRIVACY
Alleen de collega zelf krijgt de samenvatting
Het systeem verwijdert de opname zodra die is verwerkt. De samenvatting staat alleen in de chat van de collega die de opname uploadde. In de e-mail staat niets uit de samenvatting, alleen een link naar die chat. Het systeem stuurt niets vanzelf naar anderen. De collega bepaalt zelf of iemand anders de samenvatting krijgt.
Samenvatting opname staat klaarJe kunt de samenvatting lezen in je chat.Open je chat →
Jouw chatWord-bestandActiepuntenPlanning delen voor vrijdagNieuwe vacatures nalopen
Hoe het werkt
Van een opname tot een samenvatting in de chat. Onderweg doen twee AI's het werk: de ene schrijft het overleg uit, de andere vat het samen.
Collega → Systeem van Derec · Een opname en een vraag
Een collega uploadt de opname
De collega uploadt de opname in een chat en schrijft erbij wat er nodig is, zoals actiepunten of besluiten. De chat bevestigt direct dat er een e-mail volgt.Bij meerdere opnames schrijft AI één samenvatting van alles samen.
Systeem van Derec → AI · transcriberen · De opname
AI zet de opname om naar tekst
De eerste AI schrijft het overleg uit en houdt daarbij de sprekers uit elkaar. Bij een lang overleg kost dat tijd. Daarom gebeurt het op de achtergrond. De collega hoeft niet in de chat te wachten en kan intussen doorwerken.
AI · transcriberen → AI · samenvatten · Het uitgeschreven overleg
Een tweede AI vat het samen
De tekst gaat door naar een tweede AI. Die schrijft de samenvatting in de vorm waar de collega om vroeg.
AI · samenvatten → Systeem van Derec · De samenvatting
De samenvatting komt in de chat
De samenvatting komt in de chat van de collega, en nergens anders.
Systeem van Derec → Collega · Een e-mail met een link
De samenvatting staat klaar
De collega krijgt een e-mail met een link naar de chat. In die chat kan de collega om een aanpassing vragen, zoals de actiepunten per persoon. De collega kan er ook een Word-bestand van laten maken.
Waar het op draait
- Chatomgeving met bestandsuploadNeemt de opname aan en is de plek waar de samenvatting verschijnt.
- Speech-to-text-AI met sprekerherkenningZet de opname om naar tekst en houdt de sprekers uit elkaar.
- LLM met vaste instructies (prompt)Schrijft de samenvatting in de vorm waar de collega om vraagt.
- E-mailnotificatieLaat de collega weten dat de samenvatting klaarstaat.
Wat het oplevert
Wat er in een overleg is afgesprokenEerstStond nergens op papierNuStaat in een samenvatting met actiepunten
Wie het verslag maaktEerstNiemandNuAI, op basis van de opname