Elk gesprek staat in het dossier
De samenvatting komt in het dossier van de kandidaat of contactpersoon. Zo kan een collega teruglezen wat er is besproken, ook als die zelf niet belde.
LiveGemaakt voor
AI telefoonsamenvattingen
AI vat elk telefoongesprek samen en zet de samenvatting in het dossier, zodat het hele team weet wat er is besproken.
Wat het is
Derec is een Nederlands uitzend- en detacheringsbureau voor het onderwijs. De recruiters en accountmanagers bellen de hele dag met kandidaten en scholen. In die gesprekken spreken ze veel af. Ik heb een oplossing gebouwd waarmee AI van elk telefoongesprek automatisch een samenvatting schrijft. Die samenvatting komt in het dossier en gaat per e-mail naar de collega die het gesprek voerde.
TelefoongesprekVandaag, 09:14
Gesprek met AidenZojuist afgelopen
Dossier van AidenIn het recruitmentsysteemSamenvatting telefoongesprek met Aiden
TelefoongesprekAutomatisch
Aiden kan vanaf week 32 beginnen, het liefst in de ochtend. Afgesproken: deze week volgen twee scholen.
Wat het verbetert
Niemand hoeft iets te noteren
AI schrijft de samenvatting als het gesprek voorbij is. Een collega hoeft na het ophangen niets te typen en kan direct door naar het volgende gesprek.
Ook een samenvatting in de mailbox
De collega die het gesprek voerde krijgt de samenvatting ook per e-mail. Zo kan die collega na een dag bellen in de eigen mailbox teruglezen wat er met wie is afgesproken.
Het probleem
VOORHEEN
Maar één collega wist wat er was afgesproken
Alleen de collega die belde, wist wat er in het gesprek was besproken. De rest van het team wist het pas als die collega het opschreef. Tussen twee gesprekken door kwam dat er vaak niet van. Een collega die een kandidaat overnam, wist daardoor niet altijd wat er al was besproken.
DE GEBRUIKELIJKE OPLOSSING
Waarom geen notitie na elk gesprek
Meestal spreekt een team af dat iedereen na elk gesprek een notitie maakt. Op een drukke dag blijft dat als eerste liggen. Ook schrijft iedere collega het op een eigen manier op. Het doel was daarom een samenvatting waar niemand iets voor hoeft te doen.
De oplossing
HET GESPREK
Bellen zoals altijd
Een collega belt via de telefooncentrale van het bedrijf. Die neemt het gesprek al op. Zodra het gesprek voorbij is, haalt het systeem van Derec die opname op.
Gesprek met AidenZojuist afgelopen
DE TEKST
AI schrijft de opname uit
AI zet de opname om naar tekst en houdt daarbij de twee sprekers uit elkaar.
Spreker 1Ben je beschikbaar vanaf week 32?Spreker 2Ja, het liefst in de ochtend.Spreker 1Ik stuur je deze week twee scholen.
DE SAMENVATTING
AI schrijft de samenvatting
AI schrijft een korte samenvatting van wat er is besproken en afgesproken. Een voicemail of een gesprek zonder inhoud slaat AI over.
VoicemailEcht gesprekZonder inhoudVerkeerd verbondenHerkend door AI
DE NOTITIE
In het dossier en in de mailbox
De samenvatting komt als notitie in Carerix, het recruitmentsysteem waar het hele bedrijf in werkt. Als het telefoonnummer bekend is, staat de notitie direct bij de juiste kandidaat of contactpersoon.
TelefoongesprekAutomatisch
Aiden kan vanaf week 32 beginnen, het liefst in de ochtend. Afgesproken: deze week volgen twee scholen.
PRIVACY
Niet elk gesprek wordt samengevat
Het systeem slaat gesprekken tussen twee collega's over. Die worden niet uitgeschreven. Zo kunnen collega's gewoon met elkaar blijven bellen. Een voicemail of een verkeerd verbonden gesprek levert geen notitie op. De e-mail met de samenvatting gaat alleen naar de collega die het gesprek voerde.
Kandidaat09:14 · 6 minSamengevat
Collega10:02 · 2 minOvergeslagen
School11:30 · 9 minSamengevat
Voicemail13:45 · 18 sGeen notitie
Hoe het werkt
Van een telefoongesprek tot een notitie in het dossier: onderweg komt het gesprek langs vijf plekken.
Collega → Telefooncentrale · Een telefoongesprek
Een collega belt zoals altijd
Een collega belt met een kandidaat of een school, of wordt gebeld. Verder hoeft niemand iets te doen. De rest gaat automatisch.
Telefooncentrale → Systeem van Derec · Het gesprek is afgelopen
De telefooncentrale meldt het
Zodra iemand ophangt, stuurt de telefooncentrale automatisch een melding naar het systeem van Derec. Als het een gesprek tussen twee collega's was, stopt het hier.
Systeem van Derec · Wachten op de opname
Dan wacht het systeem
De opname is er niet direct na het ophangen. Daarom kijkt het systeem na een minuut opnieuw. Daarna wacht het steeds wat langer, tot hooguit anderhalf uur na het gesprek. Het systeem zoekt de opname op het toestel van de collega. Zo is altijd duidelijk bij wie een gesprek hoort.
Systeem van Derec → AI · Het uitgeschreven gesprek
Het gesprek gaat naar AI
Als de opname er is, zet AI het gesprek om naar tekst.AI kijkt eerst wat voor opname het is. Alleen een echt gesprek gaat verder.
AI → Recruitmentsysteem · De samenvatting
AI → Collega · De samenvatting per e-mail
De samenvatting gaat twee kanten op
AI schrijft de samenvatting. Die komt als notitie in het recruitmentsysteem. Daar kan het hele team de notitie teruglezen. Tegelijk krijgt de collega dezelfde samenvatting per e-mail, met de datum en het tijdstip van het gesprek.
Waar het op draait
- Telefooncentrale met webhooksNeemt gesprekken op en meldt wanneer een gesprek is afgelopen.
- Speech-to-text-AI met sprekerherkenningSchrijft de opname uit en houdt de sprekers uit elkaar.
- LLM met vaste instructies (prompt)Kijkt of het een echt gesprek was en schrijft de samenvatting.
- API-koppeling met CarerixZet de notitie in het dossier van de kandidaat of contactpersoon.
Wat het oplevert
Wat er in een gesprek is besprokenEerstWist alleen de collega die beldeNuStaat als notitie in het dossier
Na het ophangenEerstZelf een notitie typen, als daar tijd voor wasNuNiets: de samenvatting komt automatisch
Een collega die het overneemtEerstMoest navragen wat er was besprokenNuLeest de notities