Dezelfde informatie voor het hele team
Van elk gesprek komt een samenvatting in het dossier van de kandidaat. Zo kan iedere collega zien wat er is afgesproken, ook als de vaste recruiter er niet is.
LiveGemaakt voor
AI WhatsApp-samenvattingen
AI vat elk WhatsApp-gesprek tussen een recruiter en een kandidaat samen, zodat het hele team ziet wat er is afgesproken.
Wat het is
Derec is een Nederlands uitzend- en detacheringsbureau. De recruiters helpen kandidaten aan werk en houden contact met hen via WhatsApp op hun eigen telefoon. Ik heb een oplossing gebouwd waarmee AI van elk gesprek automatisch een korte samenvatting schrijft. Die samenvatting komt in het dossier van de kandidaat, in het recruitmentsysteem waar het hele bedrijf in werkt.
AAidenWhatsApp
Ben je beschikbaar vanaf week 32?Ja, het liefst in de ochtend.Ik stuur je deze week twee scholen.
Dossier van AidenIn het recruitmentsysteemBeschikbaar voor het hele team
WhatsApp-gesprekAfgerond
Beschikbaar vanaf week 32Kan vanaf week 32 starten, liefst in de ochtend. Vroeg naar de reisafstand tot Alphen. Deze week volgen twee scholen.
Wat het verbetert
Niets met de hand overtypen
AI schrijft de samenvatting en slaat die zelf op. Na een gesprek hoeft een recruiter niets meer te doen. AI legt elk gesprek op dezelfde manier vast.
Recruiters werken zoals ze gewend zijn
Recruiters houden dezelfde telefoon, dezelfde app en hetzelfde nummer. Niemand hoeft een nieuwe tool te leren.
Het probleem
VOORHEEN
Alle afspraken stonden op één telefoon
Een recruiter en een kandidaat spreken in een chat veel af: wanneer de kandidaat kan beginnen, welk werk goed past en wat er nog wordt opgestuurd. Die informatie stond alleen in de WhatsApp van de recruiter zelf. Het kwam pas in het recruitmentsysteem als de recruiter alles achteraf overtypte. Nam een collega de kandidaat over, dan wist die collega niet wat er was afgesproken.
DE GEBRUIKELIJKE OPLOSSING
Waarom geen gedeelde inbox
De gebruikelijke oplossing is een gedeelde inbox. Dat is één programma waarin het hele team samen WhatsApp gebruikt. Recruiters moeten dan overstappen van hun vertrouwde app naar een ander programma. De kans is groot dat ze zo'n inbox in de praktijk dan niet gebruiken. Daarom wilde ik een oplossing waarvoor recruiters niet anders hoeven te werken.
De oplossing
HET NUMMER
Het telefoonnummer koppelen
Het systeem van Derec wordt gekoppeld aan het nummer dat de recruiter al heeft. Alles blijft op de telefoon staan. De app werkt zoals de recruiter gewend is.
+31 6 •• •• •• 04Nummer van de recruiter
Systeem van DerecGekoppeld
DE BERICHTEN
Elk bericht komt binnen
Vanaf dat moment krijgt het systeem een kopie van elk bericht dat de recruiter verstuurt of ontvangt.
Ben je beschikbaar vanaf week 32?Ja, het liefst in de ochtend.Ik stuur je deze week twee scholen.
DE SAMENVATTING
AI schrijft de samenvatting
AI schrijft een korte samenvatting van wat er is besproken en afgesproken. De AI geeft ook aan of het gesprek is afgerond. Gaat een chat over meer onderwerpen, dan maakt de AI per onderwerp een aparte notitie.
Chat met AidenBeschikbaar vanaf week 32AfgerondTwee scholen deze weekNog open
DE NOTITIE
In het dossier van de kandidaat
De samenvatting komt als notitie in het dossier van de kandidaat in Carerix, het recruitmentsysteem waar het hele bedrijf in werkt. Het onderwerp laat direct zien waar het gesprek over ging.
WhatsApp-gesprekAfgerond
Beschikbaar vanaf week 32Kan vanaf week 32 starten, liefst in de ochtend. Vroeg naar de reisafstand tot Alphen. Deze week volgen twee scholen.
PRIVACY
Gesprekken worden gelezen, niet gedeeld
AI leest een gesprek alleen om er een samenvatting van te schrijven. Het gesprek zelf deelt de AI niet. Alleen die samenvatting komt in het recruitmentsysteem. Een recruiter kan een notitie altijd zelf verwijderen. Het systeem slaat gesprekken tussen twee collega's niet op. Zo kunnen collega's gewoon met elkaar blijven chatten.
WhatsApp op de telefoonAAidenJa, het liefst in de ochtend.SamengevatSSanne, collegaLunch om half één?Niet opgeslagen
Naar het dossier van AidenWhatsApp-gesprekAfgerond
Beschikbaar vanaf week 32Kan vanaf week 32 starten, liefst in de ochtend. Vroeg naar de reisafstand tot Alphen. Deze week volgen twee scholen.
Hoe het werkt
Van een chat tot een notitie in het dossier van de kandidaat: onderweg komt een bericht langs vijf plekken.
Telefoon van de recruiter → WhatsApp · Een bericht, heen of terug
De recruiter chat zoals altijd
Een recruiter en een kandidaat sturen elkaar berichten zoals ze gewend zijn. Dit is de enige stap die een mens zet. Alles daarna gaat automatisch.
WhatsApp → Systeem van Derec · Een kopie van het bericht
Direct doorgegeven
Verstuurt of ontvangt de recruiter een bericht, dan stuurt WhatsApp direct een kopie naar het systeem van Derec. Het systeem herkent de kandidaat aan het telefoonnummer. Daarna zet het systeem het bericht bij het juiste gesprek.
Systeem van Derec → AI · Het gesprek tot nu toe
NA 10 MINUTEN STILTE
Een eerste samenvatting
De AI krijgt alles wat tot nu toe is besproken en schrijft er een samenvatting van.
AI → Recruitmentsysteem · De samenvatting
Direct beschikbaar in het dossier
De samenvatting komt als notitie in het dossier van de kandidaat. Collega's kunnen zo al meelezen terwijl het gesprek nog loopt. Komen er nieuwe berichten bij, dan werkt het systeem dezelfde notitie bij.
Systeem van Derec · Twee uur stilte
Dan wacht het systeem
Het systeem wacht tot het twee uur stil is in de chat. Zo draait de AI niet vaker dan nodig. Daarna deelt een krachtiger AI-model het gesprek nauwkeuriger in.
Systeem van Derec → AI · Het hele gesprek
Waar ging de chat over?
De hele chat gaat opnieuw naar de AI, nu met een andere vraag: welke gesprekken zitten erin en is elk gesprek afgerond?Een chat over een startdatum en over een contract bestaat uit twee gesprekken. Elk gesprek krijgt een eigen onderwerp en de status afgerond of nog open.
AI → Recruitmentsysteem · Een notitie per gesprek
Het dossier is bijgewerkt
Het systeem zet elk gesprek als notitie in het dossier van de kandidaat, met het juiste onderwerp. Wacht een gesprek nog op antwoord, dan werkt het systeem de notitie bij zodra dat antwoord komt.De recruiter hoefde daar niets voor te doen.
Waar het op draait
- Meta Cloud API met webhooksGeeft elk bericht door zodra het wordt verstuurd of ontvangen.
- Job queue met uitgestelde takenWacht tot een chat is stilgevallen voordat er iets gebeurt.
- LLM met vaste instructies (prompt)Schrijft elke samenvatting gestructureerd en in dezelfde vorm.
- API-koppeling met CarerixZet elke notitie in het dossier van de kandidaat.
Wat het oplevert
Wat er met een kandidaat is afgesprokenEerstBleef op de telefoon van één recruiterNuStaat in het dossier van de kandidaat, beschikbaar voor iedere collega
Een collega die het overneemtEerstMoest navragen wat er was afgesprokenNuLeest de notities
Wanneer het laatste contact wasEerstMoest je navragen bij collega'sNuIs direct te zien aan de datum van de notities