Personeelstekort? Automatiseer eerst het terugkerende werk

Er komt genoeg werk binnen, maar er zijn te weinig mensen om het te doen. Een vacature staat al maanden open. De collega's die er wel zijn, nemen het werk van die lege plek erbij.

Een groot deel van hun dag gaat dan naar werk dat steeds terugkomt. Een collega leest elke mail en stuurt die door naar de juiste persoon. Gegevens uit het ene systeem worden overgetypt in het andere. Ondertussen blijft ander werk liggen, zoals een klant terugbellen of een offerte afmaken.

Veel ondernemers herkennen dit. Volgens het CBS heeft 64 procent van de bedrijven last van een personeelstekort. Het CBS baseert dat op de Conjunctuurenquête Nederland van april 2026. Die wordt gehouden samen met de KVK, MKB-Nederland, VNO-NCW en het Economisch Instituut voor de Bouw.

Opvallend is wat bedrijven daaraan doen. Een jaar eerder maakten de meeste bedrijven het vooral aantrekkelijker om bij hen te werken, bijvoorbeeld met een hoger salaris. In april 2026 is meer inzetten op automatisering de maatregel die het vaakst wordt genoemd. Het CBS noemt robots en ondersteuning door AI als voorbeeld. Bijna 30 procent van alle bedrijven kiest daarvoor, tegen bijna 25 procent een jaar eerder. Bedrijven konden twee maatregelen kiezen.

Die stijging is te zien in bijna alle sectoren. In de zakelijke dienstverlening steeg het aandeel van 29 naar 36 procent. Maar de grootte van een bedrijf maakt verschil. Het CBS rekent bedrijven met 5 tot 50 mensen tot het kleinbedrijf, en bedrijven met 250 mensen of meer tot het grootbedrijf.

Ruim drie kwart van de ondernemers neemt maatregelen om productiever te werken. Ze noemen vooral investeren in technologie en automatisering, en efficiëntere werkprocessen. De belangrijkste belemmering daarbij is juist een gebrek aan personeel, genoemd door 30 procent van de bedrijven.

Het onderzoek laat zien wat bedrijven zeggen te doen. Of de automatisering het tekort ook oplost, meet het niet.

De keuze voor automatiseren klopt, met één voorwaarde. Automatisering helpt alleen tegen een tekort als die de uren weghaalt die je nu mist. Een groot systeem dat pas over een jaar klaar is, doet dat niet. Een tool die een paar keer per maand wordt gebruikt ook niet.

Die uren zitten meestal in werk dat steeds terugkomt en waarbij een collega vooral informatie doorzet. Denk aan een mail lezen en doorsturen, gegevens overtypen of een tekst in een vaste vorm zetten. Dat werk is niet elke keer hetzelfde. Elke aanvraag en elke vacature is net anders opgeschreven. Juist daar kan AI helpen, omdat AI die verschillen kan lezen.

Het oordeel hoort bij een collega te blijven. Wie belt een kandidaat? Welke vacature gaat online? Gaat het doorzetten automatisch en blijft het besluit bij een collega, dan krijgt die collega tijd terug voor het werk waar mensen voor nodig zijn. Voor een klein bedrijf kan dat het verschil zijn tussen werk weigeren en het toch aannemen.

Bij een uitzend- en detacheringsbureau voor het onderwijs kwamen sollicitaties via de vacaturesite van een partner binnen als e-mail. Een collega las elke e-mail, zocht uit bij welke vacature en recruiter die hoorde, en stuurde de e-mail door. Met de automatische sollicitatieverwerking komt elke sollicitant direct als kandidaat in het recruitmentsysteem, bij de juiste vacature. De juiste recruiter krijgt daar een e-mail over en kan contact opnemen.

Bij hetzelfde bureau voerde een recruiter elke nieuwe vacature drie keer in: als tekst, als vacature en als publicatie. Elke school schrijft een vacature op een eigen manier. Met de AI vacatureverwerking haalt AI de gegevens uit de vacature en schrijft de tekst in de huisstijl. De recruiter leest de vacature na en publiceert die zelf. Er komt niets online zonder een recruiter.